Rol, Görev Tanımları

1. Kalite Koordinatörü

Birim/Alt Birim Adı: Kalite Koordinatörlüğü

Görev/Kadro Unvanı: Kalite Koordinatörü

Bağlı Olduğu Yönetici: Rektör Yardımcısı

Vekâlet Edecek Kişi/Unvan: Kalite Koordinatör Yardımcısı

Görev Tanımı: Kalite Koordinatörlüğü çalışmalarını planlar, yürütür ve izler; kalite güvencesi sisteminin kurumsal düzeyde işlerliğinden sorumludur.

Temel Görev ve Sorumluluklar:

Kalite Koordinatörlüğü çalışmalarını planlar ve koordine eder.

Kurum iç değerlendirme ve kalite izleme süreçlerini yönetir.

Kaliteyle ilgili belgelerin hazırlanması, revizyonu ve arşivlenmesini sağlar.

YÖKAK dış değerlendirme süreçlerine hazırlık yapar.

Yönetim gözden geçirme toplantıları için gerekli verileri toplar, gündemi oluşturur ve kararların uygulanmasını takip eder.

Kurumsal performans ve kalite göstergelerini izler ve raporlar.

Akademik ve idari birimlerle iş birliği içinde kalite stratejilerinin uygulanmasına destek verir.

Kalite Komisyonu toplantılarının organizasyonunu sağlar; alınan kararların takibini yapar ve ilgili birimlere iletilmesini koordine eder.

Yetkiler:

Kalite süreçlerine ilişkin bilgi ve belge talep etme hakkına sahiptir.

Birimlerden veri, rapor ve belge isteme yetkisi vardır.

Kaliteyle ilgili süreçlerde karar alma ve uygulama yetkisi bulunur.

İlgili toplantılarda başkanlık yapma yetkisine sahiptir.

Görev İçin Gerekli Beceriler ve Yetenekler:

Yükseköğretim kalite yönetimi süreçlerinde bilgi ve deneyim sahibi olmak.

Analitik düşünme, planlama ve raporlama becerisine sahip olmak.

İletişim, liderlik ve organizasyon yeteneği gösterebilmek.

Mevzuat ve süreçler konusunda bilgi sahibi olmak.

Yasal Dayanaklar:

Yükseköğretim Kalite Güvencesi ve Yükseköğretim Kalite Kurulu Yönetmeliği

Kütahya Dumlupınar Üniversitesi Kalite Güvencesi Yönergesi

İlgili mevzuat ile üniversite iç düzenleme, yönerge ve usuller

Diğer Görevlerle İlişkisi:

Kalite komisyonu üyeleri ve alt çalışma grubu liderleriyle eşgüdüm içinde çalışır.

Akademik ve idari birimlerle veri paylaşımı ve süreç koordinasyonu sağlar.

Rektör Yardımcısına ve üst yönetime düzenli raporlama sunar.

Onay/Tebliğ Bölümü:

Bu görev tanımı ilgili personele yazılı olarak tebliğ edilmiştir. Personel tarafından okunmuş ve kabul edilmiştir.

Hazırlayan:

Onaylayan:

Tarih:

İmza:

2. Kalite Koordinatör Yardımcısı

Birim/Alt Birim Adı: Kalite Koordinatörlüğü

Görev/Kadro Unvanı: Kalite Koordinatör Yardımcısı

Bağlı Olduğu Yönetici: Kalite Koordinatörü

Vekâlet Edecek Kişi/Unvan: Kalite Koordinatör Yardımcısı

Görev Tanımı: Kalite Koordinatörüne destek sağlar; sorumluluğuna verilen kalite alt çalışma grubunun faaliyetlerini planlar, yürütür ve raporlar. Belirlenen alanlarda kalite süreçlerinin etkin biçimde yürütülmesinden sorumludur ve Kalite Koordinatörlüğü’nün genel çalışmalarına katkı sunar. Ayrıca, birim amiri tarafından verilen görevleri yerine getirir.

Temel Görev ve Sorumluluklar:

Kalite koordinatörü tarafından belirlenen alanlarda çalışmaları yürütür.

Kendi sorumluluğunda olan alt çalışma grubunun (ör. Liderlik-Yönetişim, Eğitim-Öğretim, Araştırma-Geliştirme, Toplumsal Katkı, Bologna Bilgi Paketi vb.) faaliyetlerini planlar, koordine eder ve yürütür.

Eğitim, bilgilendirme ve farkındalık faaliyetlerini yürütür.

Birimlerden gelen birim iç değerlendirme raporlarını ve iyileştirme çalışmalarını takip eder.

Birimlerin iç değerlendirme raporlarının akran değerlendirme sürecine katkı sağlar, sonuçları izler ve raporlamaya katkısını sunar.

Koordinatörlüğe ait web sitesinin yönetimini ve güncellemesini yapar.

Koordinatörlüğün raporlama süreçlerine aktif katkı sunar ve eylem planlarının takibini yapar.

Yıllık iç değerlendirme, dış değerlendirme ve diğer denetim/değerlendirme süreçlerine yönelik çalışmalarda görev yürütür.

Yetkiler:

Sorumlu olduğu alt çalışma gruplarının faaliyetlerini yönetme ve koordinasyonunu sağlama,

Kalite süreçlerine ilişkin bilgi, belge ve rapor talep etme,

Sorumluluğundaki alt çalışma gruplarında kalite faaliyetlerine yönelik karar alma ve uygulama süreçlerini yürütme yetkisine sahiptir.

Görev İçin Gerekli Beceriler ve Yetenekler:

Analitik düşünme, problem çözme ve yaratıcı düşünmebecerilerine sahip olmak

Analiz yapma, raporlama, organizasyon ve liderlik becerilerine sahip olmak

Etkili iletişim kurma, ekip içinde iş birliği ve koordinasyon sağlayabilme

Süreç yönetimi konusunda yetkin olmak; inisiyatif alabilen ve sorumluluk üstlenebilen bir yapıya sahip olmak

Yasal Dayanaklar:

Yükseköğretim Kalite Güvencesi ve Yükseköğretim Kalite Kurulu Yönetmeliği

Kütahya Dumlupınar Üniversitesi Kalite Güvencesi Yönergesi

İlgili mevzuat ile üniversite iç düzenleme, yönerge ve usuller

Diğer Görevlerle İlişkisi:

Kalite Koordinatörü ve diğer koordinatör yardımcılarıyla yakın iş birliği içinde çalışır.

Alt çalışma grupları ile destek personeli (sekreter, istatistikçi, memur vb.) arasında koordinasyonu sağlar.

Akademik ve idari birimlerle veri paylaşımı, izleme ve raporlama süreçlerinde eşgüdüm içerisinde görev alır.

Onay/Tebliğ Bölümü:

Bu görev tanımı ilgili personele yazılı olarak tebliğ edilmiştir. Personel tarafından okunmuş ve kabul edilmiştir.

Hazırlayan:

Onaylayan:

Tarih:

İmza:

3. Kalite Koordinatörlüğü Sekreteri/İdari Sorumlusu

Birim/Alt Birim Adı: Kalite Koordinatörlüğü

Görev/Kadro Unvanı: Sekreter/İdari Sorumlu

Bağlı Olduğu Yönetici: Kalite Koordinatörü

Vekâlet Edecek Kişi/Unvan: Kalite Koordinatörlüğü Memuru

Görev Tanımı: Kalite koordinatörlüğünün idari iş ve işlemlerini yürütür; yazışma, belge yönetimi, iletişim ve organizasyon süreçlerini yürütür.Ayrıca, birim amiri tarafından verilen görevleri yerine getirir.

Temel Görev ve Sorumluluklar:

Kalite Komisyonu ve koordinatörlükle ilgili tüm yazışmaları hazırlar, kayıt altına alır ve arşivler.

Resmî yazıların EBYS üzerinden zamanında ve doğru şekilde yürütülmesini sağlar.

Kalite süreçlerine ilişkin belge, rapor ve formların düzenlenmesine ve saklanmasına destek verir.
Toplantı, eğitim, seminer gibi organizasyonların lojistik süreçlerini yürütür (duyuru, davet, salon, tutanak, vb.).

Web sitesi, e-posta, afiş gibi iletişim kanallarının takibini yapar.

Paydaş anketlerinin uygulanması ve sonuçlarının toplanması süreçlerine katkı sağlar.

Birim kalite komisyonlarıyla yapılan yazışmaların takibini yapar, gerekli bilgilendirmeleri gerçekleştirir.

Kalite koordinatörü ve yardımcılarının ihtiyaç duyduğu idari desteği sağlar ve görevleri yürütür.

Yetkiler:

Resmî yazışmaları hazırlama ve imzaya sunma

Belge yönetimi ve arşivleme süreçlerini yürütme

Organizasyonlara yönelik lojistik planlama ve koordinasyon sağlama

Görev İçin Gerekli Beceriler ve Yetenekler:

Ofis programları (MS Office, EBYS) ve dijital belge yönetimi bilgisi.

Yazılı ve sözlü iletişim becerisi.

Organizasyon ve zaman yönetimi.

Takım çalışmasına yatkınlık ve gizlilik ilkesine bağlılık.

Yasal Dayanaklar:

Yükseköğretim Kalite Güvencesi ve Yükseköğretim Kalite Kurulu Yönetmeliği

Kütahya Dumlupınar Üniversitesi Kalite Güvencesi Yönergesi

İlgili mevzuat ile üniversite iç düzenleme, yönerge ve usuller

Diğer Görevlerle İlişkisi:

Kalite Koordinatörü ve koordinatör yardımcılarıyla yakın iş birliği içinde çalışır.

Akademik ve idari birimler ile dış paydaşlarla yürütülen yazışma, bilgi paylaşımı ve organizasyon süreçlerinde görev alır.

Memur ve istatistikçi ile koordineli şekilde çalışarak idari faaliyetlere destek sağlar.

Onay/Tebliğ Bölümü:

Bu görev tanımı ilgili personele yazılı olarak tebliğ edilmiştir. Personel tarafından okunmuş ve kabul edilmiştir.

Hazırlayan:

Onaylayan:

Tarih:

İmza:

4. Kalite Koordinatörlüğü İstatistikçisi

Birim/Alt Birim Adı: Kalite Koordinatörlüğü

Görev/Kadro Unvanı: İstatistikçi

Bağlı Olduğu Yönetici: Kalite Koordinatörü

Vekâlet Edecek Kişi/Unvan: Sekreter/İdari Sorumlu, Memur

Görev Tanımı: Kalite koordinatörlüğünün izleme, değerlendirme ve raporlama süreçlerinde kullanılan verilerin toplanması, analiz edilmesi ve yorumlanmasına yönelik istatistiksel destek sağlar. Veri giriş, doğrulama ve düzenleme işlemlerini yürütür. Ayrıca, birim amiri tarafından verilen görevleri yerine getirir.

Temel Görev ve Sorumluluklar:
Kalite göstergelerine ilişkin verileri toplar, düzenler, analiz eder ve veri girişlerini sağlar.

Öğrenci, mezun, çalışan ve dış paydaşlara yönelik anketlerin veri girişlerini, analiz ve raporlamalarını gerçekleştirir.
İç değerlendirme, öz değerlendirme ve dış değerlendirme süreçlerinde kullanılacak istatistiksel raporları hazırlar.
Yıllık izleme raporlarında yer alacak verileri derler ve sunuma hazır hale getirir.
Kalite göstergeleriyle ilgili eğilim, karşılaştırma ve performans analizlerini yapar.
Yönetim Gözden Geçirme toplantıları için gerekli istatistiksel veri tablolarını ve grafiklerini oluşturur.
Koordinatörlük tarafından talep edilen diğer analiz çalışmalarına katkı sağlar.
Anket sonuçlarını sade ve anlaşılır şekilde raporlamak üzere grafik, tablo ve özet bilgi notları hazırlar.

Yetkiler:

Kalite süreçlerine ilişkin gerekli verileri toplama, analiz etme ve yorumlama yetkisine sahiptir.

Kalite odaklı anket ve ölçme araçlarını hazırlama, uygulama ve veri toplama süreçlerini yürütme yetkisine sahiptir.

Elde edilen veriler doğrultusunda rapor, tablo ve grafik oluşturma; ilgili raporları sunma yetkisine sahiptir.

Görev İçin Gerekli Beceriler ve Yetenekler:

İstatistiksel analiz ve raporlama konularında bilgi ve deneyim sahibi olmak

Excel, SPSS ve benzeri veri tabanı, ofis programlarını ve çevrim içi toplantı platformlarını etkin şekilde kullanabilmek

Grafik, tablo ve sunum materyalleri hazırlama becerisine sahip olmak

Analitik düşünme ve sayısal verileri yorumlama yetkinliğine sahip olmak

Dikkatli, titiz ve veri gizliliği ilkelerine uygun çalışma

Yasal Dayanaklar:

Yükseköğretim Kalite Güvencesi ve Yükseköğretim Kalite Kurulu Yönetmeliği

Kütahya Dumlupınar Üniversitesi Kalite Güvencesi Yönergesi

İlgili mevzuat ile üniversite iç düzenleme, yönerge ve usuller

Diğer Görevlerle İlişkisi:

Kalite Koordinatörü ve koordinatör yardımcılarıyla belge takibi, veri toplama, analiz ve raporlama süreçlerinde iş birliği içinde çalışır.

Alt çalışma grupları, sekreter ve memur ile veri ve belge akışında koordinasyonu sağlar.

Akademik ve idari birimlerden veri talep edebilir; elde edilen analiz sonuçlarını ilgili paydaşlarla veri/rapor şeklinde paylaşır.

Onay/Tebliğ Bölümü:

Bu görev tanımı ilgili personele yazılı olarak tebliğ edilmiştir. Personel tarafından okunmuş ve kabul edilmiştir.

Hazırlayan:

Onaylayan:

Tarih:

İmza:

5. Kalite Koordinatörlüğü Memuru

Birim/Alt Birim Adı: Kalite Koordinatörlüğü

Görev/Kadro Unvanı: Memur

Bağlı Olduğu Yönetici: Kalite Koordinatörü

Vekâlet Edecek Kişi/Unvan: Sekreter/İdari Sorumlu, İstatistikçi

Görev Tanımı: Kalite koordinatörlüğünde yürütülen temel iş ve işlemlere destek sağlar; kendisine uygun görev alanlarında koordinatörlük faaliyetlerine katkı sunar.Ayrıca, birim amiri tarafından verilen görevleri yerine getirir.

Temel Görev ve Sorumluluklar:

Yazışmaların takibi, belge teslimi ve evrak dolaşımı gibi ofis içi süreçlerde destek sağlar.
Basılı belgelerin çoğaltılması, arşivlenmesi ve düzenlenmesi işlemlerinde görev alır.

Toplantı, eğitim ve seminer gibi etkinliklerde ihtiyaç duyulan destek işlerini yürütür.

Kalite koordinatörlüğünün düzenli işleyişine katkı sağlayacak görevleri, yetkinliği ve görev tanımı çerçevesinde yerine getirir.

Birim içi iletişim ve günlük idari işlerde görev yürütür.

Yetkiler:

Evrak, dosya ve belge dolaşımına ilişkin işlemleri yürütme ve kayıt altına alma

Toplantı, eğitim ve organizasyon süreçlerinde lojistik destek sağlama

Ofis ekipmanları ile elektronik belge ve bilgi sistemlerini kullanma yetkisine sahiptir.

Görev İçin Gerekli Beceriler ve Yetenekler:

Word, Excel ve benzeri temel ofis programlarını etkin şekilde kullanabilmek

Dikkatli, düzenli ve planlı çalışma alışkanlığına sahip olmak

Takım çalışmasına uyum sağlama ve iş birliği içinde görev yapabilme yetkinliği

Görev bilinci yüksek, sorumluluk alabilen ve iş takibini etkin şekilde sürdürebilmek

Yasal Dayanaklar:

Yükseköğretim Kalite Güvencesi ve Yükseköğretim Kalite Kurulu Yönetmeliği

Kütahya Dumlupınar Üniversitesi Kalite Güvencesi Yönergesi

İlgili mevzuat ile üniversite iç düzenleme, yönerge ve usuller

Diğer Görevlerle İlişkisi:

Sekreter/İdari Sorumlu, istatistikçi ve diğer ekip üyeleriyle günlük iş akışında koordinasyon sağlar.

Kalite Koordinatörlüğü bünyesindeki tüm üyelerle yakın iş birliği içerisinde çalışır.

Birim içi iletişim ve idari süreçlerde destek görevi üstlenir.

Onay/Tebliğ Bölümü:

Bu görev tanımı ilgili personele yazılı olarak tebliğ edilmiştir. Personel tarafından okunmuş ve kabul edilmiştir.

Hazırlayan:

Onaylayan:

Tarih:

İmza: